En inglés: Imprest
Qué es’Imprest’
Un anticipo es una cuenta de efectivo que una empresa utiliza para pagar gastos pequeños y rutinarios. Se mantiene un saldo fijo en la cuenta y se repone rutinariamente para mantener ese saldo. Alternativamente, un anticipo puede referirse a un adelanto monetario dado a una persona para un propósito específico.
DOWNING DOWN ‘Imprest’
El tipo de anticipo más conocido es una cuenta de caja chica. La caja para gastos menores se utiliza para transacciones para las cuales no tiene sentido pasar por la molestia de escribir un cheque. Por lo general, se trata de una cantidad fija de dinero en efectivo en el lugar que una empresa puede utilizar para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Por lo general, los fondos de caja chica son manejados por un custodio, que supervisa la cuenta y entrega efectivo a los empleados a cambio de recibos relacionados con el negocio.
Los impresiones también se utilizan con fines como la nómina de los empleados, los dividendos, los viajes de los empleados y los pluses. Una vez pagados los gastos, el fondo es reembolsado por la cuenta bancaria principal de la empresa.
El beneficio de las impresiones es que es más difícil utilizar sus fondos para gastos no autorizados, ya que se reservan para fines específicos. Por lo general, pagan la misma cantidad de dinero de forma regular, lo que idealmente lleva a la cuenta cerca de un saldo cero, luego se reponen automáticamente con esa cantidad fija. Si hay discrepancias, no es difícil identificar lo que salió mal. Es una manera fácil de controlar de cerca los gastos y de protegerse contra el fraude.
El sistema de anticipos
El sistema de anticipos fue desarrollado para rastrear y documentar los gastos en efectivo y cómo se utilizan, siguiendo un proceso general:
- Se establece un fondo de caja chica, con una cantidad fija de efectivo. Esto se registra en el ledger de la sociedad GL.
- Cualquier gasto pagado a través del fondo de caja chica debe ser documentado con recibos.
- El fondo se repone regularmente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo.
- El fondo es monitoreado de cerca por cualquier discrepancia entre el efectivo esperado (basado en documentación) y el efectivo real. Si existen discrepancias, se investigan.
El futuro de las impresiones
A medida que las compañías hacen la transición hacia una mayor confianza en las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos está cayendo en desgracia. Puede ser mucho más fácil utilizar una tarjeta de crédito de la empresa que utilizar un anticipo, ya que el éxito del sistema de anticipos depende de la exactitud de su documentación. Además, es importante conocer y controlar regularmente las cantidades exactas pagadas a través de la administración de anticipos para que las cantidades de reposición sean suficientes.